Conformément à la législation fédérale relative à la protection de la vie privée, la Clinique 0-17 a mis en œuvre une politique concernant la collecte et la protection des renseignements confidentiels.

Moyens de collecte :

Nous offrons des services destinés aux enfants, aux adolescents et à leur famille. La collecte de leurs renseignements personnels se fait par l’entremise des parents et avec leur consentement.

Dans le cadre de nos activités et services, différents types de renseignements personnels sont recueillis et traités. Sans s’y limiter, voici une liste de renseignements personnels que nous pouvons recueillir auprès de notre client :

• Renseignements relatifs à son identité et à celle de ses parents (biologiques ou tuteurs) : nom, prénom, adresse domiciliaire, courriel, numéro de téléphone, état matrimonial de la famille, numéro d’assurance sociale, numéro d’assurance-maladie;

• Renseignements relatifs à sa santé (physique et psychologique) : informations reliées à son dossier médical, historique de santé, rapports cliniques;

• Renseignements relatifs au domaine scolaire: niveau de scolarité, nom de l’établissement fréquenté, informations reliées au dossier scolaire, rapports/notes du milieu scolaire;

• Renseignements relatifs au motif de la consultation (exprimés par le client ou son parent);

• Renseignements relatifs aux services rendus et aux rendez-vous;

• Toute autre information que vous nous fournissez dans le cadre de nos activités ou services.

Utilisation :

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de nos services. Ceux-ci sont recueillis au sein d’un ou de plusieurs formulaires et avec les services directes ou indirectes de notre service de coordination (personne physique). Ces renseignements sont utilisés, notamment, pour :

• Créer un dossier client;

• Correspondre avec le client;

• Orienter les services;

• Fixer les rendez-vous;

• Communiquer avec les clients au besoin;

• Des fins administratives et comptables, y compris le recouvrement des paiements et la facturation aux tiers payeurs (lorsque requis);

• Consigner et faciliter la prise en charge d’un dossier ou d’une continuité des soins appropriés pour le client;

• Répondre à vos questions, commentaires et demandes.

Voici ce à quoi les clients peuvent s’attendre :

• Nous gérons les droits d’accès de notre employée et des professionnels œuvrant au sein de notre équipe afin que seuls aient accès aux renseignements personnels les individus ayant besoin d’y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions.

• Notre employée et les professionnels de la Clinique 0-17 sont soumis à un engagement de confidentialité, doivent en tout temps assurer la confidentialité et doivent suivre des activités de sensibilisation en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. Le consentement du client (ou des parents/tuteurs) à partager ses renseignements personnels est obtenu à travers le formulaire préliminaire dans le cadre d’une demande de service.

• Les renseignements personnels, sous format papier ou électronique, sont conservés dans un environnement sécurisé.

• Des renseignements personnels peuvent être partagée avec certains membres de la clinique dans un unique but de d’orientation, de supervision, de consultation ou de concertation.

• Les renseignements personnels ne sont pas utilisés, divulgués ou conservés pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n'ait donné son consentement à cet effet.

• Certains renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement du client si la loi l'exige ou l'autorise (voir ci-après pour en savoir plus).

• Tous les efforts sont déployés pour veiller à l'exactitude des renseignements personnels et sa confidentialité.

• Comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. Il est donc à noter que la Clinique 0-17 ne peut garantir que les mesures de sécurité pourront empêcher une tierce partie mal intentionnée d’obtenir et de prendre possession des informations transmises et conservées.

En matière d’exception à la règle de confidentialité, la plupart des professionnels au sein de la clinique ont l’obligation légale de :

• Prévenir une victime potentielle qu’un client a l’intention de lui causer un préjudice;

• Prévenir les autorités et les professionnels de la santé compétents lorsqu’il a un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiables (ex. suicide, homicide);

• Communiquer le dossier d’un client lorsqu’il est exigé par un tribunal;

• Répondre, sous serment, aux questions posées par la Cour en tant que témoin devant un tribunal;

• Répondre à toutes les questions de l’Ordre des Psychologues du Québec si le comportement éthique d’un psychologue fait l’objet d’une enquête;

• Signaler aux autorités compétentes tout cas d’abus ou d’exploitation d’un enfant, d’une personne âgée ou d’une personne handicapée;

• Signaler un cas d’abus ou d’exploitation d’un client par un professionnel de la santé.

Nous pouvons communiquer certains de vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services (IVAC, CNESST, CIUSSSS) qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à réaliser nos activités. Certaines communications requièrent votre consentement. Toutefois, certains renseignements personnels pourraient être communiqués à des fournisseurs sans votre consentement, et ce, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par nous. Ces fournisseurs utilisent vos renseignements personnels uniquement pour fournir les services retenus, lesquels sont liés aux objets décrits à la présente Politique. Seuls les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat leur sont fournis.

À titre d’exemples, nous faisons appel à des fournisseurs de services pour exécuter divers services pour notre clinique, incluant:

• la gestion des dossiers client;

• la facturation et le traitement de paiements;

• l’hébergement et la gestion de notre Site web;

• les services infonuagiques (Psylio).

• Les clients peuvent soulever des questions quant à la conformité de la Clinique 0-17 vis-à-vis les principes de la législation sur la protection des renseignements personnels.

• Les clients ont le droit de savoir pourquoi leurs renseignements personnels sont recueillis, comment ils sont utilisés, et à qui ils sont communiqués.

• Les clients ont le droit de demander un accès approprié à leurs renseignements personnels. Des frais peuvent s'appliquer pour traiter cette demande d'accès.

• Les clients ont le droit de contester l'exactitude et l'exhaustivité de leurs renseignements et de demander une modification à ceux-ci.

• Les clients ont le droit de s’opposer et de demander le retrait concernant leurs renseignements personnels.

Pour toute demande d'accès aux renseignements personnels, les clients doivent s'adresser à la personne responsable des renseignements personnels.

Conformément à la législation PL64 (Loi 25), Dre Kim Houle, Psy.D., Psychologue et Associée, assume le rôle de responsable de la protection des renseignements personnels et veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la loi au sein de la Clinique 0-17. Vous pouvez communiquer avec Dre Kim Houle par courriel : infoclinique0-17.com ou au 450-919-0990.

Cette politique est effective à partir du 25 septembre 2023.